Document version 2026-09-03.1. English text is authoritative.
Purpose: This policy explains how NovaMX verifies domain registration data for domain names managed through NovaMX domain registration services.
1. Scope and legal basis
1.1 This policy applies to domain registrations, transfers, and registrant data changes handled through NovaMX domain registration services.
1.2 NovaMX maintains this policy to support the obligations on entities providing domain name registration services under the Dutch Cyberbeveiligingswet (Cbw), including the requirement to keep domain registration data accurate and complete and to maintain public verification procedures.
1.3 This policy concerns domain registration data quality and contact verification. It is not a bank-style anti-money-laundering customer due diligence program.
2. Data fields covered
2.1 For each managed domain registration, NovaMX records and maintains at least:
domain name;
registration date;
registrant name;
registrant e-mail address;
registrant phone number;
contact e-mail and phone for the managed domain contact point when different from the registrant.
2.2 For some TLDs, registry policy requires additional fields (for example legal form, company registration number, VAT number, or national identity fields). NovaMX collects those fields when required by the relevant registry.
3. Verification approach
3.1 NovaMX verifies at least one contact method for the domain holder. The default method is e-mail verification.
3.2 Verification is performed before a domain registration request is finalized in NovaMX-managed workflows, and again when significant registrant data changes occur.
3.3 If a TLD or registry policy requires additional validation, NovaMX applies that additional validation before submitting or completing the affected registration action.
3.4 If required verification is not completed within the requested timeframe, NovaMX may delay, suspend, or decline the requested registration action until the required information is confirmed.
4. Accuracy maintenance and re-checks
4.1 Customers must keep registrant and contact data current in My NovaMX.
4.2 NovaMX may trigger re-verification when:
registrant data changes materially;
anti-abuse or fraud signals indicate elevated risk;
a registry requests verification support;
periodic integrity checks show stale or conflicting data.
4.3 NovaMX keeps an audit trail of verification events, outcomes, and timestamps for security, operational, and legal accountability.
5. Registry-specific requirements
5.1 Registry-level obligations remain applicable in parallel with this policy. Where a registry requires stricter or additional checks, registry policy prevails for that registration action.
5.2 Where registry policy allows corrective action windows (for example updating incomplete contact properties), NovaMX informs the customer and provides a remediation path where feasible.
6. Data protection and minimization
6.1 Verification is limited to data needed for domain registration, anti-abuse controls, and legal obligations.
6.2 NovaMX processes personal data under its Privacy Notice and, where relevant for customer content, under the Data Processing Agreement.
6.3 NovaMX does not use this verification policy to market unrelated services or to profile customers for advertising.
7. Related documents
7.1 This policy should be read together with:
Terms of Service;
Privacy Notice;
Portal Access Policy;
Acceptable Use Policy.
8. Contact
8.1 Questions about this policy can be sent to contact@novamx.eu or submitted through My NovaMX.
Purpose: This policy explains how NovaMX verifies domain registration data for domain names managed through NovaMX domain registration services.
1. Reikwijdte en wettelijke basis
1.1 Dit beleid geldt voor domeinregistraties, verhuizingen en wijzigingen in registrantgegevens die via de domeinnaamregistratiediensten van NovaMX worden uitgevoerd.
1.2 NovaMX onderhoudt dit beleid ter ondersteuning van de verplichtingen voor entiteiten die domeinnaamregistratiediensten verlenen onder de Cyberbeveiligingswet (Cbw), waaronder de plicht om domeinnaamregistratiegegevens juist en volledig te houden en verificatieprocedures openbaar te maken.
1.3 Dit beleid gaat over datakwaliteit van domeinregistraties en verificatie van contactgegevens. Het is geen cliëntenonderzoeksprogramma zoals in anti-witwaswetgeving.
2. Gegevensvelden binnen scope
2.1 Voor elke beheerde domeinregistratie legt NovaMX ten minste vast en onderhoudt:
domeinnaam;
registratiedatum;
naam van de registrant;
e-mailadres van de registrant;
telefoonnummer van de registrant;
e-mail en telefoon van het beheerde domeincontactpunt als die afwijken van de registrant.
2.2 Voor sommige TLD's vereist registrybeleid extra velden (bijvoorbeeld rechtsvorm, KvK- of registratienummer, btw-nummer, of nationale identiteitsvelden). NovaMX verzamelt die velden wanneer de betreffende registry dit vereist.
3. Verificatieaanpak
3.1 NovaMX verifieert ten minste een contactmethode van de domeinhouder. De standaardmethode is e-mailverificatie.
3.2 Verificatie wordt uitgevoerd voordat een domeinregistratieverzoek in NovaMX-beheerde workflows wordt afgerond, en opnieuw bij ingrijpende wijzigingen in registrantgegevens.
3.3 Als een TLD of registrybeleid aanvullende validatie vereist, past NovaMX die validatie toe voordat de betrokken registratieactie wordt ingestuurd of afgerond.
3.4 Als verplichte verificatie niet tijdig wordt afgerond, kan NovaMX de gevraagde registratieactie uitstellen, opschorten of weigeren totdat de vereiste gegevens zijn bevestigd.
4. Onderhoud van juistheid en hercontroles
4.1 Klanten houden registrant- en contactgegevens actueel in My NovaMX.
4.2 NovaMX kan een herverificatie starten wanneer:
registrantgegevens materieel wijzigen;
anti-misbruik- of fraudesignalen verhoogd risico aangeven;
een registry om verificatieondersteuning vraagt;
periodieke integriteitscontroles verouderde of conflicterende gegevens tonen.
4.3 NovaMX bewaart een audittrail van verificatiegebeurtenissen, uitkomsten en tijdstempels voor beveiliging, operatie en wettelijke verantwoording.
5. Registry-specifieke vereisten
5.1 Registryverplichtingen blijven naast dit beleid van toepassing. Waar een registry strengere of aanvullende controles vereist, geldt het registrybeleid voor die registratieactie.
5.2 Waar registrybeleid een herstelvenster toestaat (bijvoorbeeld aanvullen van ontbrekende contacteigenschappen), informeert NovaMX de klant en biedt waar haalbaar een herstelpad.
6. Gegevensbescherming en dataminimalisatie
6.1 Verificatie blijft beperkt tot gegevens die nodig zijn voor domeinregistratie, anti-misbruikmaatregelen en wettelijke verplichtingen.
6.2 NovaMX verwerkt persoonsgegevens onder de Privacyverklaring en, waar relevant voor klantcontent, onder de Verwerkersovereenkomst.
6.3 NovaMX gebruikt dit verificatiebeleid niet voor marketing van niet-gerelateerde diensten of voor advertentieprofilering.
7. Gerelateerde documenten
7.1 Dit beleid leest u samen met:
Voorwaarden;
Privacyverklaring;
Portaaltoegangsbeleid;
Acceptable Use Policy.
8. Contact
8.1 Vragen over dit beleid kunnen naar contact@novamx.eu of via My NovaMX.